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档案管理制度

  发表日期:2014年3月27日          【编辑录入:bgs】     点击量:3946

 

 

第一章  档案工作职责

一、档案是国家的宝贵财富,是全校院职工辛勤劳动成果的记载,是维护校院历史真实面貌的一项重要工作。

二、校院设综合档案室,由校办公室管理。校院在各项工作活动中形成的文件材料,都应收集齐全,整理归档,及时移交档案室,档案室集中统一管理,不得由承办单位和个人分散保存。

三、档案室的任务

(一)负责督促指导校院文件材料的整理归档工作。

(二)负责收集、整理、登记、统计档案,并按规定向上级档案馆移交档案。

(三)认真管理好全校的各类档案,积极开发利用,为校院教学、科研等各项工作服务。

(四)贯彻执行《档案法》和《保密法》.,确保档案和档案机密的安全。

(五)负责按规定鉴定、销毁已过期的档案。

四、校院属各科室应建立健全业务资料归档目录,不断完善档案管理和利用制度,指定专人负责档案工作。

第二章  档案工作领导体制和人员设置

五、校院档案工作由一名分管校领导分管,办公室一名领导负责主管。档案室配备专职档案人员。各科室的档案材料由科室领导主管,也可指定专人管理。档案员应对各科室的档案工作进行业务指导,协助其搞好档案工作。

六、档案员要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,坚持四项基本原则,刻苦钻研业务知识,提高业务技能,切实管理好全校的各类档案。

第三章  档案的收集和整理

七、收集范围

凡是校院工作活动中形成的具有保存价值的文件材料和上级机关来文涉及本校各项工作和人员的文件材料,以及反映本校活动的照片,音像材料均应收集、整理、核对、组卷归档,具体包括以下内容:

(一)文书

1.上级机关对校院工作所作的指示、批复、下达的计划任务,校院向上级机关的请示、报告、工作总结。

2.校院人员外出参加会议、学习、考察等文件材料。

3.校院机构设置,人事任免、调动,职务评聘,职工、党员统计材料。

4.校院制发或与外单位联名制发的文件、简报、规章制度、情况反映。

5.校院务委员会议记录、纪要、决议,校院委民主生活会议记录材料。

6.机关党委的发文、编制、工作计划、会议记录、决定事项、工作总结,党员人数,党员受表彰、处分的材料。

7.校院的各类出版物的定稿和印制件。

8.各种学会的领导机构、会员人数、活动情况、成果。

9.工会、妇委会、共青团的组织机构设置、名册、活动情况、工作总结。

(二)教学

1.上级教学主管单位下达的与校院教学工作有关的需要贯彻落实的文件、培训计划、领导讲话等文件材料。

2.上级领导对校院教学工作的指示、讲话稿等。

3.校院的办班请示、报告、批复。

4.校院制定的各种教学管理制度、办法、规定、条例,教学计划、方案,教学工作的各种统计表。

5.学员学籍材料、名册、成绩册等。

6.教研部的教学总结、教师经验总结、教师教学质量与业务水平考核奖励材料、教学情况调查表。

7. 教学课程安排表、课程进度表、老师任课安排、典型讲义、教案、考试题。

(三)科技

1. 校院区域变化及基础建设工程申报立项、设计、施工、竣工、装修的文件、图纸等材料。

2. 校院购置各类重大设备的技术资料等。

3. 校院教职工的科研成果中有重大影响的著书、专题研究论文、调查报告等,一般性科研成果及未形成成果的科研课题等文件材料。

(四)会计

1. 各种原始凭证和记帐凭证。

2.预算内外日记帐、明细帐、总帐。

3.年度财务预算表、决算表、工资表。

4. 会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。

(五)音、像及其它

1.党和国家领导人、人大代表、上级单位领导等视察、检查校院工作时的重要题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

2.反映校院重要活动事件的荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等材料。

(六)电子文件

1.凡是校院工作活动中形成的具有保存价值的文件材料(收集范围参照上述5类档案收集范围)的电脑数据文件光盘。

2.为了便于电子档案长期保存,电子文件的载体只能是光盘或磁带。

八、文件收集、整理、交接要求

(一)应归档的文件材料必须齐全、完整,一份完整的存档文件应包括文件签发笺、定稿和印刷件。

(二)按照《中华人民共和国档案法》规定,会计档案和科技档案应由承办单位在档案员的指导下整理并装订完整移交档案室。

(三)电子文件按表示方式(如:文本文件、图片文件、音频文件、视频文件等)、年度、机构、问题三个条件分门别类。

九、收集、移交时间

(一)按照《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理条例》规定,各科室档案联络员务必在每年三月底前将上年度的文件材料收集齐全,移交档案室并做好交接登记,科室和个人不得私自保存任何应归档的文件材料。

(二)为防止出现应归档文件材料的遗漏、丢失,各科室档案联络员可随时把办理完毕的应归档文件材料向档案室移交。

第四章  档案的鉴定和销毁

十、档案的鉴定工作是鉴别和判定档案的保存价值,决定档案存放的工作。

十一、根据国家档案局《关于文书档案保管期限的规定》和《关于会计档案管理办法》,结合校院情况编制《档案保管期限表》并以此为依据进行档案的鉴定工作,全面分析档案的保存利用价值,准确划分保管期限。

十二、档案的鉴定工作在分管档案工作的校院负责同志领导下,由档案室的相关业务科室组织鉴定领导小组共同进行。

十三、对超过保管期限的档案,由鉴定小组提出销毁意见,对需要销毁的档案进行登记造册,经校院领导人批准后到指定保密地点销毁,销毁档案时要指定二人监销,并在销毁清册上签字。未经批准,任何人不得销毁档案。

第五章   档案保管和利用

十四、档案库房应贯彻“以防为主,防治结合”的原则并严格按照《档案保护技术》标准,搞好库房防火、防水、防虫、防霉以及温、湿度的控制与调节等档案保护工作。

十五、档案人员必须档案情况,要经常了解各科室对档案的需求,做好利用工作。

十六、档案室要能够提供较好的阅览环境。

十七、编制必要的检索工具。检索工具是指对档案内容和成份,进行档案管理和利用的必要手段,根据校院情况编制了以下几种检索工具。

档案实体分类

盒内档案目录

档案存放示意图

十八、编写档案编研材料。根据校院的工作需要和室藏档案的内容编制有《全宗介绍》、《大事记》、《历史沿革》、《基础数字统计汇编》、《重要会议简介》、《专题文件汇编》等。

十九、凡利用档案者都应按规定办理利用手续,并填写《档案借阅登记薄》。

二十、档案室在向利用者提供档案的同时,应根据需要附一张《档案利用效果登记表》,由利用者如实填写并交档案室保存。

第六章 档案统计工作

二十一、档案统计工作是档案室掌握情况,分析和研究问题,制定计划的重要环节。

十十二、档案室要按规定填写档案移交登记手续,以记载保管档案的数量。

   第七章  档案的装具与移交

二十三、档案的装具要按国家及市档案局规定的标准执行,使用无酸盒。

二十四、永久、长期保存的档案二十年后连同案总目录和相关检索工具(一式三份),移交市档案馆。

第八章  附则

二十五、校院建立档案工作检查、考核、评估制度,对档案先进科室、个人给予表扬和奖励。

二十六、对于违反《档案法》的行为,视情节轻重,按照相关规定上报的执法机关给予行政处罚。



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